Un nouveau projet démarre, le client est motivé, et pourtant les deux premières semaines partent en échanges d'emails pour récupérer un logo, une charte graphique ou des accès. L'onboarding client est souvent le moment le moins soigné d'une agence alors que c'est celui qui conditionne tout le reste du projet.
Pourquoi l'onboarding client fait perdre du temps
Dans la plupart des agences, la collecte des éléments client repose sur une combinaison d'emails, de liens Drive partagés et de messages WhatsApp. Chaque canal a sa propre boîte de réception, personne ne sait vraiment ce qui a déjà été reçu, et relancer un client demande de rouvrir un fil de discussion pour retrouver ce qui manque encore. Le résultat : des heures perdues en suivi administratif plutôt qu'en travail facturable.
Ce qu'il faut demander dès le premier jour
Un onboarding qui tient la route couvre en général cinq catégories d'éléments :
- Identité visuelle : logo en haute définition, charte graphique, polices utilisées.
- Accès techniques : nom de domaine, hébergeur, identifiants nécessaires à l'équipe.
- Contenus : textes validés, images, vidéos ou documents à intégrer.
- Brief écrit : objectifs du projet, cible, exemples de ce que le client aime ou veut éviter.
- Contact de validation : qui, côté client, valide chaque étape et sous quel délai.
Le vrai frein : demander au client de créer un compte
Beaucoup d'outils de collecte imposent au client de créer un compte, choisir un mot de passe, et retenir une nouvelle plateforme pour un projet qui durera parfois quelques semaines. Cette friction fait fuir une partie des clients, surtout les moins à l'aise avec les outils numériques. Un onboarding efficace doit demander le minimum d'effort possible côté client.
Une alternative : un lien magique par projet
C'est le principe sur lequel repose briefetch : aucun compte, aucun mot de passe côté client. L'agence envoie un lien unique par projet, le client clique, dépose ses fichiers et répond aux demandes en quelques minutes. L'agence garde une vue centralisée de ce qui a été reçu et de ce qui manque encore, avec des relances automatiques par email et un bouton WhatsApp pour une relance manuelle en un clic. C'est le principe du portail client agence: un espace par projet, pas un compte client de plus à gérer.
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